確定申告の領収書やレシートがない場合と紛失した時の対処法

フリーランスなど個人事業主にとって領収書は命。でも確定申告の時に領収書がない場合や紛失してしまった時はどうすればいいの?打ち合わせの割勘や差し入れ、香典やお祝いの処理の仕方、うっかりなくしてしまった領収書の対処法を具体的にお伝えします。

スポンサードリンク
  

 

確定申告の領収書やレシートがない!経費の内容は?

領収書は個人事業主にとって必要経費を証明する大切な書類。

フリーランスなどの個人事業主は事業に関係する出費なら、経費として処理することができます。

が、経費として処理するために必要となるのが、その出費を証明する証拠です。

一般的に領収書と呼ばれるものがこれにあたります。
レシートと呼ばれる会計明細がプリントされたものも同様です。

1円でも税金を安く抑えるには経費をどれだけ積めるかが肝心。
なので、経費を認めてもらうための支払い証拠となる領収書は、申告者の命綱ともいえますね。

 

〈領収書やレシートの役割とは〉

領収書は、wikipediaによると、

「代金の受取人が支払者に対して、何らかの対価として金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類」

です。

つまり、金銭の支払いの証拠ですね。

金銭の支払いの証拠ということは、WEB上の取引画面やメールで受け取ったもの、レシートも領収書として認められます。

この領収書を、必要経費でお金を使ったことの証拠として、保管しておくことが一般的です。

申告の際、領収書等の提出義務はないけれど、7年間の保管が義務付けられているので注意してくださいね。

 

〈領収書がなくても経費になる〉

実際のところ、経費にするための要件としては領収書が必ず必要なわけではありません。

領収書がなくても帳簿(現金出納帳や立替経費精算書)に記載するだけで経費にすることはできるんです。

「税務調査が来たらどうするの?」

と思われるかもしれませんが、所得税法上・法人税法上、領収書が無いと経費にできないっていう規則はありません。

事業者が自らの意思で記帳した帳簿を税務署が否認するには領収書が無いってことだけでは難しいのです。

ただし、支払証明書などを作成し、領収書はないけれどきちんと支払いしたんだよってことを裏付けられるようにしておいた方が無難。

要は、税務調査などが来た場合に、調査官にしっかりと説明ができ、納得させられれば認められるということです。

どちらにしても、税務調査が入った時に、金銭の支払い証拠である領収書がなくて税務署から疑われてしまうより、保存・保管しておくのがベストなんですね。

 

確定申告で領収書もレシートもない場合

■領収書に記載されているべき項目

(1)領収書の作成者の名称

(2)取引をした年月日

(3)取引をした内容

(4)取引をした金額

 
原則、全ての必要経費をこういった形式の領収書で保管しておくことが正しいことはわかっていても、忙しい実務の中で、すべて完璧に備えておける人の方が少ないでしょう。

経費を証明するには、レシートや領収書などの書類が必要なことはわかっているけど、領収書の発行が難しい場合もあります。

電車やバス、割勘にした打ち合わせ代など、領収書が受け取れない場合って日常的にありますよね。

 
■ 領収書が受け取れないケース

・電車やバスの運賃

・取引先へ差し入れた自動販売機の缶ジュース代

・割り勘にした打ち合わせの喫茶代

・仕事関係のご祝儀、結婚祝い金、香典など

 
こういった場合は出金伝票を使います。

 

〈出金伝票とは〉

出金伝票とは、あなた(事業を行っている者)が現金を支払った際に起こす書類のひとつです。

書式に規定はないので、単なるメモの一種ともいえます。

出金伝票が領収書の代わりになるわけではありませんが、経費の支払いについて詳細を記入し、形で残しておくことができます。

スポンサードリンク

出金伝票は市販のものを使うのが一般的。
文房具店や100円ショップに売っています。

出金伝票は、会計処理をしたあともほかの税務書類と一緒に資料として保存する必要があります。

 

〈出金伝票を起こす時のポイント2つ〉

1. 証拠になるものと一緒に保存する

経費として使った、という証拠に近いもの(パッケージの切り抜き・商品の写真)を添付するのがベストです。

たとえば、案内状やビジネス・セミナーの入場チケット。
パーティーの案内状も、それだけでは証拠書類になりにくいですが、出金伝票と一緒に保存すれば、有効な証拠書類になるので活用してくださいね。

 

2. 消費税込みの数字(値段)で書く

出金伝票を書く時にありがちなのが、「5000」とか「10000」などのキリの良い数字にしてしまうこと。

会費や冠婚葬祭などでは頷けますが、こういったキリの良い数字は税務署にあやしまれやすい数字ですので、なるべく消費税込みの値段で書きます。

 
出金伝票は領収書なしでの経費精算になるわけですから、税務署がチェックしても問題のない内容を備えていることが大切になります。

 

確定申告の領収書やレシートを紛失した時は

「領収書をなくした!」

せっかくもらった大切な領収書、少額なら経費にするのを諦める手もありますが、金額によっては、影響があまりにも大きいこともありますよね。

領収書を紛失した場合の対処法をお伝えします。

〈領収書を紛失した場合の対処法5つ〉

1. ダメ元で「再発行」を願い出る。

利用した店舗・購入した取引先で、領収書を再発行してもらえるか相談してみましょう。

基本的に領収書は支払と引き替えに発行されるもの。

最近は領収書の端に「領収書は再発行いたしません」という文言が書かれてあることも多く、再発行の対応が難しくなっています。

最終的には領収書の発行者の対応次第になります。

 

2. 支払証明書・領収証明書をもらう。

領収書の再発行が原則としてしてもらえない代わりに、店舗や企業によって購入したことを証明する書類を発行してくれることがあります。

「領収証明書」や「支払証明書」と呼ばれるもので、有料となることが多いようです。

一般の店舗で発行してもらう場合は、住所印や店印をメモ紙などに押してもらうといいでしょう。

 

3. レシートで代用する。

近頃は領収書を兼ねているレシートも増えています。

計算書のみのレシートであっても領収書として扱うことで経費に認めてもらえる場合があります。

上述のように、税務署では必ずしも領収書でなければならないことはありません。
購入したことが証明できるものならレシートやメモでも原則として認めてもらえます。

税務調査の際、内容的に不備があればもちろんチェックされますのでキチンと証拠になるようメモや出金伝票をつけておきましょう。

 

4. 出金伝票で対応する。

本来、出金伝票は領収書が発行されないときに社内で処理するための書式。

金額が大きい出金伝票は本来の使われ方ではないため税務署から認められないことも考えられます。

 

5. 自腹を切る

最も避けたい方法ですが、これしかない時もありますね。

 

まとめ

確定申告を提出するときには、領収書を添付しません。
各自、自分で保管しておきます。

領収書が必要になるのは、税務調査を受けるとき。

税務署の調査が来たとき証明できればメモでも構わないのですが、やはり領収書が健全、これに勝るものはありません。

 
領収書には気をつけていても、ついついもらいそびれたり、なくしたりというのはよく聞きます。

私は、領収書はもらったその日に月別ファイルに入れて保存しているのですが、その月別ファイルごと失くしたことがあります><

少しでも節税になるよう、確定申告ではしっかりと資料を揃えたいものですね。

スポンサードリンク