会社や職場で新しい一年の景気づけとなる新年会の幹事を拝命、案内メールでヘマはできませんね。参加者の出欠確認と日程調整など仕事先での新年会案内メールには基本ルールがあります。新年会が無事終わったらお礼メールも必須。私のメールのテンプレート（ひな形）ご紹介します。
会社や職場の新年会まず幹事は案内メールを
若手だった頃は新年会・歓迎会・忘年会と幹事に任命されまくりました。
一人でやることもあればチームでやることもあり、プロ幹事とはいかないまでもセミプロに近いところまではいったのでは＾＾
さて、職場や会社での新年会。
年内に幹事役を引き受けたなら、幹事の仕事はその瞬間から始まっています。
まず行なわなければならないのが、新年会に参加いただく方への出欠確認と日程調整。
会場を確保するため、早めに人数と日程を把握しましょう。
〈新年会の案内メールは12月上旬がベスト〉
新年会の案内メールは年内に送ります。
飲食店は年末年始の繁忙期、その上三が日は休みに入るところもあります。
会場を確保するためには早ければ早いほどベター。
また、参加者側も慌ただしい年末年始は予定を早めにたてたいもの。
新年会の案内メールは12月上旬までに送るのがベストです。
件名は、ビジネスメールらしく簡潔に概要がわかるように記載する必要があります。
ビジネスメールの基本を抑え、文章が長くなり過ぎないように、適当な長さのところで改行を入れる書式にすると読みやすくなります。
〈案内メール作成のポイント〉
案内メール作成のポイントは5つです。
1. 件名は用件がわかるように、かつ、簡潔に。
件名の冒頭には、何時迄に何をして欲しいか、
また何時開催のどのような飲み会なのかを簡潔に記載して、
送り先の相手に概要を伝えましょう。
例：【出欠確認１/５〆切】◯◯部新年会（１/１０開催）のご案内
※部署名、社名、ゼミ名など、具体的な情報を入れる。
2. 本文はだらだら書かない。概要は箇条書きで簡潔に。
出欠確認の場合、以下が基本。
（1）日時
（2）場所
（3）会費
（4）お店の地図
（5）出欠の返信期限
漏れがないよう送信する前にチェックすること。
会場やお店のリンクがあるなら地図を確認できるURLを貼りましょう。
3.出欠の締切日はわかりやすく！
出欠の締切日はメール送信日から一週間後くらいがベスト。
日数がありすぎると返答が後回しになることも。
会場側に最終連絡を入れるまでに余裕を持って早めに締め切りましょう。
会場側のキャンセル可能日を把握しておくのも忘れないでください。
トラブル回避のためにも、いつまでなら料金が発生しないのか確認しておきましょう。
4.機種依存文字は使わない。
※◯で囲んだ数字、ローマ数字、単位記号、絵文字などは文字化けします。
5. メールの宛先はTOとBCCを使い分ける。
面識がない複数の相手にメールを送る場合や参加メンバーが互いに顔見知りでない可能性がある場合は宛先でなくBCCを使うこともあるかと思います。
BCCっていうのは、ブラインドカーボンコピーBlind Carbon Copyの略。
一斉メールのことですね。
BCCを使う場合は、
「一斉配信のためBCCで失礼します」と一言入れた方が親切です。
ただ、お知らせなど、そのメールで完結する内容であれば特に問題はありませんが、今回のように出欠を取るなどメールのやり取りが続く場合、受信者側が返信する際に誤用することもあります。
「TO」で送るのが無難かと思います。
◇TO、CC、BCCの特徴と違いについてはこちらの解説がわかりやすいですよ。
会社や職場の新年会幹事用案内メール例文
年明けに新年会を知らせる案内メールには、新年を祝う賀詞を入れましょう。
賀詞っていうのは、「明けましておめでとうございます」などの祝いことば、祝詞のことです。
年賀状に限って使うわけではなく、こういった案内メールでも使いますよ。
〈メールで使える賀詞の例〉
■相手が目上の場合
・謹んで新春のご祝詞を申し上げます。
・謹んで初春のお慶びを申し上げます。
■相手を選ばず使える賀詞
・明けましておめでとうございます。
・新年おめでとうございます。
・新春のお慶びを申し上げます。
・新年おめでとうございます。
相手によって賀詞を変えられない場合には、相手を選ばず使える賀詞、または相手が目上の場合の賀詞を用いると無難です。
それでは、新年会の案内メールの書き方をご紹介していきます。
〈新年会の案内メールの書き方〉
■職場の新年会文例／一般的な新年会
件名：【出欠確認○/○〆切】新年会のご案内（連絡）
（本文）
今年も残すところあとわずかとなりました。
（もしくは：皆様におかれましてはつつがなく新年をお迎えのこととお慶び申し上げます）
早速ではございますが、恒例の新年会の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡申し上げます。
今回の幹事はシステム部の高橋が行いますのでよろしくお願いいたします。
当日は今年１年を実りある年とすべく、おおいに英気を養う会にしたいと存じます。
お忙しいところまことに恐縮ではございますが、
日頃なかなか一同に会する機会もございませんので、
ぜひとも万障お繰り合わせの上ご参加下さいますようお願い申し上げます。
==================
出欠連絡〆切：○/○（火）17:00
1. 日時：1月11日（月曜日） 19時～
2. 場所：居酒屋「久の兵衛」（場所は下記ＵＲＬ参照）
http://xxxx.xxxx.xx / tel.03-0000-0000
JR 渋谷駅駅より徒歩3分
3. 会費 男性0,000円、女性0,000円
==================
なお、準備の都合上、
当日の出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
件名を変えずに送信頂きますようお願い申し上げます。
会費は当日集金します。よろしくお願いいたします。
【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
（ ）出席・（ ）欠席
［お名前 ］
……………………………
幹事：鈴木次郎
E-mail:xxxxxxx@xxxx.xxxx
◯◯市◯◯町◯-◯-◯ （tel.000-000-0000）
………………………………
■職場の新年会文例／基本
件名：【出欠確認12/15〆切】製造部新年会（1/8開催）のご案内
（本文）
製造部各位（製造部の皆さんへ）
毎日お仕事お疲れさまです。システム部の鈴木です。
今年も残すところあとわずかとなりました。
早速ですが、恒例の新年会の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡申し上げます。
今回の幹事は鈴木が行いますのでよろしくお願いいたします。
1. 日時 1月8日（金） 19：00～
2. 場所 椿川荘 別館「にしきの」
JR 渋谷駅 東口 徒歩２分 tel.03-0000-0000
椿川荘のHP http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 男性＠5,000円 女性＠4,000円
当日集金します。
原則全員参加となっております。
当日の出欠につきましては、このメールの返信にて、
12月15日までに 鈴木までお知らせください。
件名を変えずに送信してくださいますようお願いいたします。
【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
（ ）出席・（ ）欠席
［お名前 ］
…………………
システム部 鈴木（内線313）
E-mail:xxxxxxx@xxxx.xxxx
携帯 090-0000-0000
…………………
■職場の新年会文例／親しい仲間
件名：【出欠確認12/20〆切】同期新年会のお知らせ（1/14開催）
（本文）
◯◯年度 同期各位
お疲れさまです。システム部の鈴木です。
早速ですが、同期の新年会を、1月14日に計画しております。
今回は少し奮発してイタリア料理の店を予約しました。
我々も入社10年目を迎え、
社内でのネットワークづくりがますます必要となってきました。
まずは同期から親交を深めたいと思います。
ぜひともご参加下さい。
================
出欠連絡〆切：12/20（月）17:00
1. 日時： 1月14日（木曜日） 19時～
2. 場所：イタリア料理「ヴォーノ」（場所は下記ＵＲＬ参照）
http://www.***.***/ tel.00-0000-0000
3. 会費 男性＠6,000円 女性＠5,000円
================
当日の出欠については、このメールの返信にて、
12月20日までに件名を変えずに送信くださいませ。
会費は当日集金します。よろしくお願いします。
【出欠連絡欄】
あてはまるほうに◯をつけてください
（ ）出席・（ ）欠席
［お名前 ］
………………………
幹事：システム部 鈴木（内線313）
E-mail:xxxxxxx@xxxx.xxxx
………………………
新年会の幹事から参加者にお礼メール例文
さて、新年会も大盛況のうちに終わりました。
ビジネスマナーとして、幹事は新年会に出席参加してくれた方へ、すみやかに集まってくれたことに対するお礼メールを出しましょう。
まだ新年会の余韻が残っているうちに送るのを心がけてくださいね。
当日か翌日がベストです。
どんなに遅くても3日以内にはメールを送るようにしましょう
忙しいなか、わざわざ出席参加してもらった事への素直な感謝の気持ちを、自分なりの表現で参加者へ伝えるのが良いと思います。
お礼メールも案内メールと同様、簡潔に要領よくまとめます。
長いメールは、忙しい相手にとって迷惑以外のなにものでもありません。
感謝の気持ちを伝えるだけに留めて、短いメールを心がけてくださいね。
相手の立場に敬意を払い、相手に失礼がないようなメール文にすることも忘れずに。
参加者リストをチェックして、お礼メールの送り漏れなどないよう注意しましょう。
最後にご紹介するのは私が実際、会社や職場などの仕事先で新年会の幹事をした時のお礼メールです。
参考にしてみてくださいね。
■新年会の幹事をした時のお礼メール
件名：新年会（1/14開催）のご参加ありがとうございました
（本文）
（会社名/団体名）○○○○○
（役職） ○○○○○さま
このたびはお忙しい中、新年会にお集まりいただき誠にありがとうございました。
皆さまのご協力で無事平成○年度の新年会を終えることができました。
不慣れな幹事で、いろいろと進行に難がございましたが、
皆さまと楽しい新年会を過ごすことができまして、
「幹事をやってよかったなぁ」と思いました。
行き届かない点が多々ありましたこと、ご容赦いただければ幸いです。
本年も社員一丸となり、良い成績を残せるよう精進できる一年にしたいと思っております。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎお礼を申し上げます。
どうもありがとうございました！
平成○年○月○日
（代表者役職/氏名）○○○○○
まとめ
新年会の幹事になると、挨拶や乾杯の依頼、司会との打ち合わせなど、沢山の人と、打ち合せメールのやり取りをすることになります。
できるだけ簡単に、短い文書で用件を伝えられるとお互い効率がいいですよね。
新年会の案内メール・お礼メールも、まずはテンプレート（ひな形）を作っておけば、相手名と役職を変えるだけで簡単にメールが作れます。
ついつい流し読みしてしまうこともあるメール。
ポイントをキッチリ押さえた幹事さんからのメールは喜ばれますよ。